Řízení údržby: skrytá příležitost

Údržba zařízení nepůsobí na první pohled jako oblast, kde by nasazení sofistikovaných informačních technologií mohlo přinést výraznou konkurenční výhodu. Zejména ve srovnání s mediálně zajímavějšími tématy jako elektronická komunikace se zákazníky nebo třeba podpora rozhodování pomocí modelování budoucího vývoje. Na první pohled…

Jinou perspektivu ovšem získáme, když si uvědomíme, že v podnikání mnoha společností hraje klíčovou roli provozování územně rozsáhlé infrastruktury. Může se jednat o komunikační sítě, elektrická vedení, soustavy potrubí nebo třeba řadu budov a zařízení rozložených na velkých územích. Provozování takové infrastruktury vyžaduje, aby byla věnována patřičná pozornost údržbě, přičemž základní požadavky lze stručně shrnout do následujících bodů.

Rychle, bezpečně a efektivně

Za prvé. Každý výpadek nebo selhání musí být odstraněn co nejrychleji. Tento v podstatě samozřejmý požadavek má v řadě případů kritický význam pro udržení zákazníků. Nabídka sofistikovaných služeb a schémat zvyšování loajality nepomůže, pokud se zákazník v důsledku výpadku sítě prostě nedovolá nebo mu je přerušena dodávka elektřiny. Zároveň je třeba zajistit,aby zaměstnanci, kteří jsou v kontaktu se zákazníky, měli k dispozici aktuální informaci o tom, jak pokračují práce na odstranění výpadku a kdy bude obnoven plný provoz.

Za druhé. Plánované provádění pravidelné údržby a inspekcí všech zařízení. To má význam nejen kvůli dosažení spolehlivosti, jakou vyžadují zákazníci, ale mnohdy i z hlediska dodržení bezpečnostních a ekologických standardů nebo standardů daných normou kvality. Zde stojí podniky před výzvou zajistit, že inspekce a údržba budou skutečně prováděny ve stanovených intervalech a zároveň zajistit jejich plánování a koordinaci tak, že budou optimálně využity lidské zdroje a potřebný materiál.

Za třetí. Údržba a opravy musí být pochopitelně prováděny co nejefektivněji, tím spíše, že právě provoz a údržba infrastruktury představuje podstatnou nákladovou položku. Management organizace také potřebuje přesné informace o nákladech jednotlivých středisek, nákladech souvisejících s údržbou a opravami jednotlivých zařízení apod.

Místo roztříštěnosti jednotný systém

V každé organizaci existuje určitá informační infrastruktura, která činnosti správy a údržby zařízení podporuje. Často ovšem nelze říci, že by tyto aplikace reálně podporovaly výše uvedené požadavky. To souvisí s tím, jak tyto aplikace vznikají. Většinou se totiž jedná o speciálně vytvářené aplikace, které podporují práci jednotlivých útvarů nebo údržbu jednotlivých typů zařízení. V prvních fázích rozvoje takové systémy většinou pokrývají potřeby podniků velmi slušně, s postupujícím rozvojem infrastruktury se však ukazují jejich omezení. Provázanost mezi nimi je problematická a sdílení informací minimální. Neumožňují jednotný pohled na správu celé sítě, tím méně sledování efektivity jednotlivých činností.

Tato situace vytváří příležitost pro nasazení komplexních řešení pokrývajících celou oblast údržby. Jejich základem mohou být moduly velkých ERP systémů nebo specializované systémy kategorie ARM (Asset and Resource Management). V každém případě však musí systém odpovídat situaci konkrétní organizace, jejím záměrům a podobě spravované infrastruktury. To potvrzují i zkušenosti firmy Logica, která již v České republice implementovala řadu takových systémů pro zákazníky z různých oborů – telekomunikační operátory, energetický distribuční podnik, různé průmyslové podniky a organizaci regionální státní správy.

Co lze reálně očekávat

Přesto lze hovořit o určitých obecných rysech architektury každého takového řešení. Základním takovým rysem je jednotná databáze všech informací o všech zařízeních, informací o všech zdrojích, které má údržba k dispozici a také hladký přenos dat do dalších systémů organizace. Rozsah tohoto textu nám neumožňuje podrobnější popis funkcí těchto řešení, podívejme se proto alespoň na několik příkladů.

Průběžné sledování stavu práce

Odpovědnému manažerovi je kdykoliv k dispozici aktuální informace o tom, jak pokračuje práce na odstranění závady a o tom, jaké náklady byly dosud s touto opravou spojeny

Aktivní předávání informací

Informace jsou nejen k dispozici, ale systém je automaticky doručí všem pracovníkům, kteří by na situaci měli bezprostředně reagovat. Například v případě poruchy zařízení mohou být prostřednictvím SMS nebo e-mailu upozorněni nejen příslušní pracovníci údržby, ale i ti zaměstnanci, kteří jsou v kontaktu se zákazníky postiženými touto poruchou

Automatizace plánování

V podstatě jde o to, spolehlivě zajistit, že pravidelné inspekce a údržba bude prováděna právě v předepsaných intervalech, tedy ani ne méně často (čímž se zvyšuje riziko výpadku), ani zbytečně často (to má zase dopad na náklady). Centrální plánování pravidelné údržby všech zařízení umožňuje vše koordinovat tak, aby byly optimálně využity lidské zdroje, počítalo se včas s díly na výměnu apod.

Přesná analýza nákladů

Odpovědní manažeři získávají přístup k souhrným údajům o nákladech souvisejících s jednotlivými opravami, nákladovosti jednotlivých středisek a různých typů zařízení. Informace ze systému pro řízení údržby se tak mohou stát jedním z podkladů při rozhodování o nákupu dalších zařízení, neboť umožňují srovnání nákladů na údržbu zařízení od různých dodavatelů.

Odhadování vývoje poruchovosti

Tyto odhady se zakládají na sledování počtu poruch jednotlivých zařízení v minulosti a jejich příčin. I zde se jedná o informace, které již měla organizace k dispozici, teprve zavedení centrálního systém pro řízení údržby však umožňuje tyto informace využít.

Jednotný přístup k technickým informacím

Tento rys usnadní práci zejména těm, kdo provádějí vlastní údržbu. Prostřednictvím systému získávají přístup ke všem technickým infomacím o zařízení, historii oprav, inspekčních zprávách apod., ale také informace o náhradních dílech a materiálu v jednotlivých skladech a pod.

Snížení administrativní náročnosti

Systémy umožňují plnou automatizaci administrativy, od hlášení závady přes vyplnění požadavku na určitou práci, přidělení personálu a materiálu až po závěrečnou zprávu o pracovním čase a dalších vynaložených zdrojích.

A výčet předností by mohl dlouho pokračovat, tím spíše, že konkrétní jednotlivých funkcí může být přizpůsobena situaci konkrétního podniku. V každém případě je však třeba vidět, že nasazení systému pro řízení údržby samo o sobě není řešením. Poradenská firma, která systém nasazuje, musí zajistit jeho integraci s aplikacemi (nebo moduly) pro správu materiálového hospodářství, účetnictví a finanční řízení, řízení investic, mzdy a personalistiku, GIS (geografickými informačními systémy), CRM (řízení vztahů se zákazníky) systémem a případně i dalšími. Samostatnou kapitolu pak představuje přenos dat ze starých aplikací do nového systému.

V každém případě platí, že podstatnou podmínkou využití nové technologie jsou odpovídající změny v procesech, důsledné využívání možností nového systému, a často i změna v přístupu managementu. Neboť údržba infrastruktury může pro organizaci znamenat jen nepříjemné obtíže a náklady – ale také příležitost.

(převzato z časopisu Logican)

MM průmyslové spektrum, březen 2002