Systém pro magistrát

Nasazování velkých komplexních informačních systémů pro krajská města je trendem, o kterém nepochybuje už asi nikdo. Ani v České republice. Základní otázka  nezní, zda nasadit velké řešení, nebo pokračovat v rozšiřování infrastruktury poslepované z aplikací vzniklých z vlastního vývoje či produktů lokálních firem. Ta pravá otázka zní spíše, kdy a jak takovou výměnu provést.

Prvním českým městem, kde byl velký systém úspěšně nasazen, je Plzeň. Jednalo se o SAP (tehdy ještě verzi R/3) a implementovala jej Logica (tehdy ještě Logica).

Není asi zapotřebí připomínat, že Plzeň je vyhlášeným střediskem piva, kultury, průmyslu, sportu a  mnoha dalších věcí. Z hlediska našeho zájmu je podstatnější, že město spravuje majetek v hodnotě 15 miliard korun. Právě potřeba zefektivnit správu majetku výrazně nad úroveň obvyklou v české veřejné správě byla totiž nejvýznamnějším důvodem, proč se plzeňští pro nasazení velkého systému rozhodli.

Ten první to měl nejtěžší

Jak už tomu v takových případech bývá, na začátku bylo rozhodnutí plzeňského magistrátu o změně systému a výběrové řízení. To proběhlo v roce 1998 a  vítězně z něj vyšla Logica s řešením, jehož jádrem byl provozně-ekonomický systém SAP R/3 a do nějž byly integrovány aplikace pro spisovou službu a správu dokumentů a další menší aplikace. Magistrát města Plzně od nového systému očekával především sjednocení evidence majetku, zavedení centralizované správy pohledávek a s tím spojených finančních toků a přesnější nástroje pro podporu finančního plánování. Podstatným požadavkem bylo také vytvoření vazby mezi finančními toky, rozpočtem a logistickými procesy. Zvýšení efektivity práce úřadu mělo být dosaženo zejména automatizací některých činností a omezením oběhu papírových dokumentů, respektive jejich nahrazením elektronickými.

Vlastní realizace projektu byla zahájena na podzim 1998. Zde je důležité podotknout, že kromě analýzy procesů a návrhu a integrace vlastního systému musela Logica vyřešit poměrně komplikovanou otázku kompatibility řešení SAP (které již v té době bylo běžně nasazováno v městech EU) se specifickými požadavky české legislativy, zejména v oblasti výkaznictví. V tomto směru lze říci, že další města, která řešení SAP pro českou regionální veřejnou správu (nyní je na trhu pod obchodním názvem Cubis) používají, mají  celý proces výrazně usnadněný, protože jedna velmi obtížná část práce je již hotová. Výhodou naopak bylo, že město již mělo k dispozici robustní a dobře fungující komunikační infrastrukturu spojující magistrát, magistráty obvodů a městem vlastněné organizace.

Ještě na konci roku 1998 byly vypracovány časový harmonogram, organizační směrnice a metodika řízení projektu. Byly sestaveny projektové týmy,  které tvořili konzultanti společnosti Logica, pracovníci městské informatiky a zástupci uživatelských útvarů. Následovalo zmapování a reinženýring procesů, návrh řešení a jeho implementace.

Velký systém po etapách

První etapa projektu byla úspěšně dokončena uvedením první verze systému do živého provozu na přelomu let 1999 a 2000. Jádrem nasazeného řešení byl software SAP R/3, respektive moduly Báze (BC), Rozpočet (FM), Finanční účetnictví (FI), Kontroling (CO), Správa majetku (AM), Materiálové hospodaření (MM), Odbyt (SD), Řízení systémů (PS) a Údržba (PM). Zároveň byl instalován archivační systém, jehož úkolem je podpora archivace nefinančních dokumentů a správa pracovních procesů. Do této infrastruktury byly integrovány také aplikace vytvořené Plzeňským holdingem (servisní organizace města Plzně), pokrývající specifické městské agendy.

Druhá etapa zahrnovala další rozšiřování funkcionalit, ale jejím hlavním úkolem bylo nasazení datového skladu SAP BW, který jednak poskytuje managementu města informace potřebné k rozhodování (zejména o hospodářských otázkách a o fungování organizace i jejích částí) a zároveň je používán k vytváření různých reportů.

V rámci třetí etapy, dokončené v roce 2002, byl systém SAP R/3 překlopen na sofistikovanější a kompaktnější platformu mySAP Business Suite, byly významně rozšířeny funkce v oblasti správy mezd a vytvořena vazba na geografický informační systém Geowap.

Celý systém je pozoruhodný nejen svými funkcemi, v rámci české regionální veřejné správy zatím unikátními, ale také specifickou architekturou. Městský magistrát totiž sdílí hardwarovou platformu i jádro systému s městským dopravním podnikem. Toto řešení umožnilo dosáhnout podstatné úspory, aniž by se tím omezila samostatnost systémů obou organizací.

Vzorová městská informatika?

I když rozvoj plzeňské městské informatiky ještě není zdaleka ukončen (lze ostatně říci o IT infrastruktuře některé organizace, že její budování je uzavřeno?), již dnes se jedná o robustní řešení splňující všechny požadavky, s nimiž západočeské město do projektu vstoupilo. Poskytuje silnější nástroje pro finanční řízení ve všech oblastech, zajišťuje vazbu mezi příjmy a výdaji v rámci rozpočtu, umožňuje lepší řízení organizací vlastněných městem (dopravní podnik, správa veřejného statku, městská policie aj.), pomocí vytvořených rozhraní komunikuje se systémy dalších organizací. Podporuje také centrální řízení pracovních činností (workflow), sledování vyřizování agendy, oběh finančních a logistických dokumentů a jejich archivaci. Z funkcí, které nebyly zmíněny v úvodu   tohoto článku, stojí za zmínku zejména částečně automatizovaná elektronická komunikace magistrátu s občany a podnikateli v regionu. A výhody, jaké přináší kompatibilita se systémy běžně používanými v zemích EU, asi není zapotřebí rozvádět.

Podstatnou výhodou je i zjednodušení správy systému a snížení nákladů s tím spojených. Systém je totiž nezávislý na hardwarové platformě a jeho správa je do značné míry automatizována – činnosti jako zálohování dat či sledování zatížení jednotlivých částí systému probíhají samočinně.

Možná není přehnané říci, že plzeňské městské systémy jsou vzorem toho, jak by měla vypadat informatika regionální metropole 21. století. O tom svědčí také skutečnost, že pro nasazení obdobného řešení se rozhodla i další velká česká města,  například Liberec.

Professional Computing, Leden 2004